所有不動産記録証明制度とは？証明書の取得方法・必要書類・手数料を司法書士が解説

【請求人・検索条件】

請求人の資格（本人／相続人その他一般承継人）・氏名又は名称・住所と、検索条件として指定した氏名又は名称・ローマ字氏名・住所・会社法人等番号

【管轄登記所】

抽出された各不動産を管轄する法務局・地方法務局（支局・出張所）

【種別】

土地・建物の別

【不動産所在事項】

登記上の所在と、土地は地番・建物は家屋番号（住居表示の住所とは異なることがあります）

【不動産番号】

不動産を一意に識別する13桁の番号。登記事項証明書の請求に使えます（証明書には登記申請用のコードも印字されます）

【不動産の登記名義人本人】

「自分の財産目録を作りたい」「終活のために資産整理したい」といったニーズに対応。法人も含まれます。

【登記名義人の相続人】

被相続人（亡くなった方）の不動産を網羅的に把握し、遺産分割協議の対象を確定するために利用します。相続登記義務化に伴い、最も利用が想定される請求者です。

【登記名義人の一般承継人】

合併により消滅した会社の権利義務を承継した法人などが該当します。

【代理人】

法定代理人・財産管理人等：未成年者の親権者・未成年後見人、成年後見人、代理権付与の審判を受けた保佐人・補助人、不在者財産管理人、相続財産管理人・相続財産清算人など。破産管財人も、その資格証明書を添えれば請求できます。

任意代理人：委任を受けた司法書士、弁護士、親族など

【所有権の登記名義人】

以下のいずれか一方：

① 印鑑証明書
発行期限はありません。請求書には実印を押印してください（発行から長期間経過していて請求の意思に疑義があるときは、登記所から理由を確認されることがあります）。

② 本人確認書類の写し（書面請求のみ）
例：マイナンバーカード、運転免許証など
※ 窓口での原本提示も必要

法人の場合：会社法人等番号を提供し、登記所で印鑑証明書を確認できるときは、法人の印鑑証明書の添付を省略できます。清算結了した法人でも、最後の代表清算人が実印を押し、その個人の印鑑証明書と閉鎖事項証明書（または会社法人等番号）を添えれば請求できます。

【必要となる場合がある書類】
過去の氏名や住所を検索条件とする場合、これらを証する情報
例：戸除籍謄本、住民票の写し、戸籍の附票の写しなど（詳しくは下記「過去の住所・旧姓を検索条件にする場合の証明書類」）

【相続人その他の一般承継人】

上記に加えて：

③ 所有権の登記名義人との相続関係・承継関係を証する情報
例：戸籍謄本、法定相続情報一覧図の写し、会社法人等番号（法人の場合）など
※ 法定相続情報番号、戸籍電子証明書提供用識別符号または除籍電子証明書提供用識別符号を取得している場合、これらの情報を提供することで上記書類の提出に代えることができます（戸籍連携システムの障害などで登記官が確認できない場合は、戸籍謄本等の提出が必要になることがあります）。

【戸籍はどこまで必要？】
相続登記と同じ範囲の戸籍を一律にそろえる必要はなく、請求人が「相続人の1人であること」を証明できる範囲で足ります。請求人の立場ごとの目安は次のとおりです。

• 子・配偶者が請求する場合：請求人が被相続人の死亡時に生存する子（または配偶者）であることが分かる戸籍謄本等。被相続人の出生から死亡までの戸籍は不要です。
• 親が請求する場合：請求人が被相続人の親であることに加え、被相続人に子や代襲相続人がいないことが分かる戸籍謄本等。子がいないことの確認のため、被相続人の出生から死亡までの戸籍等が必要になる場合があります。
• 兄弟姉妹が請求する場合：請求人が被相続人の兄弟姉妹であることに加え、被相続人に子・代襲相続人・直系尊属（親など）がいないことが分かる戸籍謄本等。同様に、被相続人の出生から死亡までの戸籍等が必要になる場合があります。

いずれの場合も、被相続人が登記名義人と同一人であることを示す情報（被相続人の住民票の除票・戸籍の附票など）が必要です。除票や附票が保存期間切れで取れないときは、同一人である旨の上申書（印鑑証明書付き）で対応できる取扱いがあります。請求人の戸籍は現在の戸籍でなくてもよく（被相続人の死亡後に転籍した場合の転籍前の戸籍でも可）、請求人の戸籍の父母欄などから登記名義人の子であることが確認できれば、親子が同じ戸籍に載っていた当時の除籍までは求められません。なお、戸籍に記載された本籍と本人確認書類の住所が異なる場合は、戸籍の附票などで請求人と戸籍上の相続人が同一人であることを示す書類が別途必要になります。

【必要となる場合がある書類】
被相続人または被承継人の過去の氏名や住所を検索条件とする場合、これらを証する情報
例：除籍謄本、除かれた戸籍の附票の写しなど

【過去の住所・旧姓を検索条件にする場合の証明書類】

引っ越し前の住所や結婚前の氏などを検索条件に加えるときは、「その氏名・住所が請求人（または被相続人）のものだった」ことを証する書類が必要です。市町村長などの公務員が作成した書類が原則ですが、次のものも認められています。

◎ 使える書類の例

• 戸籍の附票の写し・住民票（除票）の写し・戸除籍謄本
• 登記済証（権利証）の写し、固定資産税の納税通知書（課税明細書を含む）の写し、名寄帳
• 変更前の氏名・住所から現在の氏名・住所への変更登記がされている不動産の登記事項証明書（変更の経緯が登記記録から確認できるため）
• 法人の場合：変更前の商号・本店が確認できる法人の登記事項証明書（会社法人等番号の提供で確認できる場合は、番号の提供で足ります）
• 町名変更のように番地の表記が変わらない行政区画の変更：変更の事実が分かる自治体ホームページの写しなど

✕ 使えない書類の例

• 登記完了証（登記完了の通知を目的とした書面であるため）
• 登記名義人として変更前の氏名・住所だけが記載されている不動産の登記事項証明書（請求人との同一性を確認できないため）

◎ 公的な書類がどうしても用意できない場合
変更前の氏名・住所が記載された郵便物や公共料金の請求書などで代えることができます。それもない場合は、実印を押した「同一人である旨の上申書」を提出します（上申書に添える印鑑証明書は、請求書に添付する印鑑証明書と兼ねることができます）。

◎ 昭和27年7月1日より前に、本籍が住所として登記されている場合
住民登録法の施行（昭和27年7月1日）前は、登記名義人の住所が本籍で登記されていることがあります。被相続人の氏名と「本籍」を検索条件にする場合は、戸籍の附票と戸除籍謄本から、その本籍が住民登録法施行前のものであることを示せば足ります。

【上記の代理人】

上記に加えて：

④ 委任状（任意代理人の場合）
請求人の実印を押印し、請求人の印鑑証明書を添付してください。成年後見人などの法定代理人等が請求する場合は、委任状の代わりに代理権・権限を証する書類（審判書・資格証明書など）を添付します。

【① 窓口請求】

全国どこの法務局・地方法務局（支局・出張所を含む）でも請求可能です。

メリット：その場で書類の不備を確認できる、相談しながら記入できる

デメリット：平日の開庁時間（8:30～17:15）に出向く必要がある

【② 郵送請求】

請求書と必要書類、返送用封筒（切手貼付）を同封して法務局に郵送します。

メリット：来庁不要、全国どこからでも請求可能

デメリット：往復の日数がかかる、書類不備の場合は補正に時間を要する

【③ オンライン請求】

登記・供託オンライン申請システムを利用して請求します。

メリット：平日は23時まで・土日祝も18時まで送信できる（年末年始を除く）、手数料が安い、来庁不要

デメリット：電子証明書（マイナンバーカード等）が必要、システムの操作に慣れが必要

▼ 登記・供託オンライン申請システム ▼
https://www.touki-kyoutaku-online.moj.go.jp/

【証明書の受け取り方】

窓口で受け取る場合：請求書に書いた請求人（または代理人）と同じ氏名・住所が記載された運転免許証などの本人確認書類を提示します。司法書士などの資格者代理人は、所属団体の身分証明書で足ります。請求書に押した印鑑と同じ印鑑を持参するなど、受け取る権限があることを確認できる方法でもかまいません。

郵送で受け取る場合：請求人・代理人以外の第三者（たとえば遠方の親族）を送付先に指定することもできます。証明書には所有不動産の一覧という個人情報が載るため、登記所から送付先に誤りがないか確認されます。

受け取らないまま1か月が経過した証明書は廃棄されることがあります。廃棄後に改めて交付を求める場合は、手数料をもう一度納めて請求し直す必要があります。

【書類に不備があったとき・請求を取り下げたいとき】

• 不備があると、登記所から電話などで連絡があり、一定期間内に補完（追加提出・訂正）を求められます。手書きの文字が読み取りにくい場合も電話等で確認されます。複数の検索条件のうち1件だけに不備がある場合は、確認のうえその条件を除き、残りの条件について証明書が交付されることもあります。
• 期間内に補完されないときは、書面または電話で通知のうえ添付書類が返戻されます。請求書類は請求から1年間保管されます。
• 不備が解消されない場合は、請求人の求めにより手数料の償還（返還）を受けられる取扱いです（登記事項証明書の手数料の償還手続に準じます）。証明書の交付前に請求を撤回した場合なども償還の対象となり得るため、請求先の登記所に手続を確認してください。該当する不動産がない旨の証明書が交付された場合は、手数料は戻りません。
• オンライン請求では、証明書の内容が確定してから納付の案内があり、電子納付をした後は請求情報・添付情報の削除ができません。訂正や撤回の取扱いは、請求先の登記所にご相談ください。
• 書面請求の手数料は収入印紙で納めます。登記印紙は使えません。

【窓口請求・郵送請求】

1,600円

検索条件1件につき、1通あたり（収入印紙で納付）

【オンライン請求（郵送交付）】

1,500円

検索条件1件につき、1通あたり

【オンライン請求（窓口交付）】

1,470円

検索条件1件につき、1通あたり

【手数料計算例】

例えば、登記所に請求書を提出する方法（窓口請求）で証明書を請求する場合において、検索条件を4件指定し、証明書の請求通数を1通としたときに納付する手数料額は：

検索条件4件 × 1通 × 1,600円 ＝ 6,400円

【手数料計算例②：オンライン請求】

検索条件を2件指定し、証明書を各2通ずつオンラインで請求して郵送で受け取る場合：

検索条件2件 × 2通 × 1,500円 ＝ 6,000円

【STEP 1】必要書類を準備する

• 印鑑証明書または本人確認書類の写し（写しは書面請求のみ・窓口での原本提示が必要）
• 相続人の場合：相続人の1人であることが分かる戸籍謄本等（出生から死亡までの戸籍は不要）または法定相続情報一覧図
• 過去の住所を検索する場合：戸籍の附票など
• 代理人の場合：委任状（任意代理人）または代理権・権限を証する書類（法定代理人等）

【STEP 2】申請書を記入する

• 法務省の様式をダウンロード、または法務局で入手
• 表面：請求者情報、証明書の通数などを記入
• 裏面：検索条件（氏名・住所など）を記入

【STEP 3】手数料を準備する

• 窓口・郵送請求：収入印紙 1,600円×検索条件数×通数
• オンライン請求：1,500円または1,470円×検索条件数×通数

【STEP 4】請求する

• 窓口請求：全国どこの法務局でも可（平日8:30～17:15）
• 郵送請求：返送用封筒と切手を同封して郵送
• オンライン請求：登記・供託オンライン申請システムから

【STEP 5】証明書を受け取る

• 窓口受取または郵送受取を選択
• 標準的な処理期間は受付後1週間以内（登記所や混雑状況により異なる）

【受け取った後にすること】

• 証明書の不動産番号をもとに、各不動産の登記事項証明書（登記簿謄本）を取得する
• 名義・共有持分・抵当権などの担保権・所在／地番／家屋番号を確認する
• 固定資産税の課税明細書や名寄帳と照合し、私道の持分・未登記家屋・古い住所のまま登記された不動産の漏れを点検する
• 物件ごとに、相続による取得を知った時期（相続登記の期限の起算点）を確認する
• 遺産分割協議・相続登記へ進む。すぐに分割が決まらない不動産は相続人申告登記を検討する