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登記識別情報


《この記事の監修者》

司法書士法人不動産名義変更手続センター
代表/司法書士 板垣 隼 (→プロフィール詳細はこちら

最終更新日:2021年6月28日
 

登記識別情報通知とは

机の上に本が積み上げられてる写真

一番重要な書類です!

登記識別情報とは、従来の登記済権利証に代わるもので、不動産の名義変更された場合に新たに名義人となる人に登記所から通知される書類(情報)です。

登記識別情報は、アラビア数字その他の符号の組合せからなる12桁の符号(パスワード)で、不動産及び登記名義人となった申請人ごとに定められます。

この登記識別情報は、本人確認手段の一つであり、所有権を取得し名義人となった後に、別の所有権移転登記手続きする際などに、登記名義人本人による申請であることを登記官が確認するため、登記所に提供が必要になります。

登記識別情報通知の見本/サンプル

登記識別情報通知と登記済権利証の違いは?

登記済権利証

登記識別情報通知は平成17年の不動産登記法の改正により新しく発行されるようになった書類です。改正前までは同様の効力を持つものとして登記済権利証(登記済証)がありました。

登記済権利証(登記済証)は所有権移転登記等の内容が記載された用紙に法務局の登記済の朱印が押印されたものです。一般的に権利証と呼ばれているものです。

権利証は文書ですので、権利証が必要な手続きには権利証の原本の提出が必要となるため、インターネットを利用したオンライン手続きができません。よってオンライン化に伴う法改正の際に権利証の制度は無くなり、権利証に代わる本人確認手段として登記識別情報の制度が導入されました。

登記識別情報はパスワードに意味があり、登記識別情報通知の紙自体には特別な効力はないですが、登記済権利証は紙自体に効力があります(権利証自体を直接手続きに利用します)。

登記識別情報と登記済権利証では、実際のオンライン申請時の細かい処理に違いはありますが、実際の不動産取引においてはほぼ同じようなものとして扱われています。不動産売買の場合は、一般的に契約決済に立ち会った司法書士に権利証を渡すのか、登記識別情報通知を渡すのかの違いで、どちらかを手渡すことになります。

なお、登記済権利証として発行された書類を、後日登記識別情報通知に変更するようなことはできません。権利証を取得後に所有権移転などがなければ、古い権利証は今後も効力のあるもので、登記手続きに使用することなります。

登記識別情報の通数(何通発行される?)

登記識別情報は「不動産ごと」「名義人ごと」にそれぞれ発行されるので、例えば、土地2筆を新たに取得し、新たに登記名義人となった場合は土地それぞれに1通発行されますので計2通発行されます。

土地1筆、建物1棟を2名でそれぞれ共有として取得すれば、各人にそれぞれ2通の計4通発行されます。

敷地権化されたマンションの場合は、敷地の分は別に発行されず建物分のみ発行されます。敷地権化されていないマンションの場合は、敷地分も別で発行されます。敷地が複数筆あればそれぞれに発行されます。

また、持分として取得した場合は持分ごとに発行されます。例えば父の相続時に2分の1を取得し、母の相続時に残りの2分の1を取得した場合は同じ物件でも計2通発行されることになります。

登記識別情報はいつ使う?

登記識別情報は、土地・建物・マンションの名義変更をする際に使用(所有権移転登記の申請の際に使用)します。売買する際や、贈与する際に必要になりますが、相続の場合は原則不要です。

他にも自宅を担保にお金を借りる場合、住宅ローンの借換えの場合、地上権・地役権等のその他の権利の登記をする際にも使用することがあります。

法務局に申請する際に提供することになりますが、オンライン申請の場合は暗号化して送信します。書面申請の場合は、登記識別情報通知の写し等を提供します。

所有権移転登記手続きを司法書士に依頼する場合は、通常、登記識別情報通知自体を司法書士に渡すことになります。ご自身で開封し、登記識別情報を確認することも基本的にありません。

登記手続き以外で登記識別情報を使用することはないので、使用頻度としてはとても低いです。いざ使う際に、どこに保管したかわからなくなるケースもありますので管理にはご注意ください。

登記識別情報の提供方法(使用方法)

登記識別情報を登記手続きに使用する際は、オンライン申請の場合は登記識別情報の12桁のパスワードを暗号化して申請情報と合わせて法務局へ送信します。

書面申請の場合は、登記識別情報を記載した書面(通常はコピー)を封筒に入れて封をし、申請書と合わせて提出します。封筒には、登記識別情報を提供する申請人の氏名や登記の目的を記載し、登記識別情報を記載した書面が在中する旨を明記します。

登記識別情報通知を通知を受けていない

登記識別情報は通知を希望しない場合は、申請書にその旨を記載すれば通知されません。

法務局で公表している所有権移転登記の申請書の雛形には以下の記載があります。
□ 登記識別情報通知の通知を希望しません
この□のチェック欄にチェックを入れてしまうと、登記識別情報は通知・発行されません。

登記識別情報のパスワードを盗まれないといったメリットも一応ありますが、一般的にはデメリットの方が大きいです。登記識別情報は必ず通知してもらいましょう

その他、登記完了後の書類の受領に行かなかった場合(送付も希望しなかった場合)も登記識別情報が通知されません。登記完了のときから3ヶ月以内に受領しない場合は、期間経過後は基本的には受け取ることがでなくなり登記官により破棄されます。

登記申請の手続きを専門家に依頼せず自分で行った場合などで、受け取らない事例が稀にあるようです。

登記識別情報の通知を受けていない場合は、その後に発行してもらうことはできませんので、以下の無くしてしまった場合と同様の手続きになります。

登記識別情報通知を無くしてしまったら?再発行できる??

登記識別情報通知は再発行できません!登記識別情報通知は無くしてしまっても、法務局で再発行はしれくれません。

登記識別情報通知が必要な手続きが生じた場合は、代替手段(事前通知、本人確認情報)の手続き可能ですので、無いから手続きできないとうことはございません。ただし、通常より費用や手続きに時間がかかることになりますので、無くさないように大切に保管しましょう。

なお、盗まれてしまった場合は失効させる手続きもございます。法務局に対して不正な登記がされることを防止するため申出をする制度もあります。

詳しくは法務局や司法書士にお問い合わせください。

登記識別情報通知を紛失した場合の手続(事前通知、本人確認情報)

登記識別情報通知の目隠し部分を剥がしてしまった

登記識別情報通知の登記識別情報が記載された箇所は、発行時は目隠しシールまたは折込方式により開けないと見れない状態になっております。

使用するまで開封しないことをお勧めします。

登記識別情報を使用する為に一度開封し、登記識別情報が見れる状態になってしまった場合で今後も登記識別情報が有効な場合、司法書士事務所では目隠しシールを貼って見えない状態にすることが多いです。

目隠しシールを貼ることにより、シールを剥がさない限り登記識別情報が見られることがないので、ご自身が知らない内に登記識別情報が漏洩する可能性は減ると考えます。

登記識別情報通知の様式の変更

従来、登記識別情報通知書の登記識別情報が記載されている部分を見えないようにするために、目隠しシールが貼り付けられておりましたが、今は折り込み方式に様式が変更になりました。

平成27年2月23日以降、機器が整備された登記所から順次変更になります。

また、平成27年2月23日から、これまでの登記識別情報に加え、QRコードが新たに追加されました。

登記識別情報通知(折り込み方式)/見本

登記識別情報通知

登記識別情報の通知方法

登記識別情報は、オンライン申請の場合は暗号化されたものをダウンロードするのが原則です。実務ではオンライン上でダウンロードするケースは稀で、登記識別情報通知書として紙で発行してもらうことが一般的です。

登記識別情報通知書は上記の見本のようなものになり、発行されたときは登記識別情報は目隠しされた状態で、目隠しを取らないと登記識別情報を見ることはできません。

登記識別情報の通知を希望しない場合は、通知を希望しない旨の申出を登記申請の際にあらかじめする必要があります。

登記識別情報通知書の取得方法、受取方法

登記識別情報通知書を法務局の窓口で受け取る場合は、登記完了後、登記申請書に押印した印鑑や運転免許証等の身分証が必要です。

郵送やオンライン申請の場合に登記識別情報通知書を送付してもらうには、申請の際に登記申請書にその旨を記載する必要があります。
記載例「登記識別情報通知希望の有無:送付の方法による交付を希望する

郵送にて登記識別情報通知を受け取る場合、本人限定受取郵便での受け取りが必要です。なお、法人や資格者代理人が受け取る場合は書留郵便等になります。

詳しくは法務省のHPをご参照ください。

登記識別情報に変わったのは具体的にはいつから?

上記のとおり、登記識別情報は、平成17年の不動産登記法の改正により新しく発行されるようになりましたが、平成17年3月7日の改正不動産登記法の施行日に全て切り替わったわけではありません。

全国の各法務局がオンライン庁として順次指定され、オンライン庁となった法務局よりオンライン申請が可能となり、その際に登記識別情報通知も発行されるようになりました。

平成17年3月22日、さいたま地方法務局上尾出張所がオンライン庁に指定され、その後平成20年7月までに全ての登記所がオンライン庁に指定されております。

平成17年〜平成20年の間に不動産の名義変更した場合(所有権等を取得した場合)は、申請先の法務局と申請時期によって、新しい登記識別情報が発行されたのか、従来の登記済権利証が発行されたのかが異なります。

登記識別情報の有効証明

登記識別情報はパスワードの為、そのパスワードが有効なものか外形的に判別することはできません。登記識別情報は失効の申出も可能なので、登記識別情報通知書の原本が未開封だとしても有効とは限りません。

登記識別情報の12桁のパスワードを開示し、それが有効かどうかの証明を法務局で行うことが可能です。

疑義がある場合を除き、実務上はあまり利用されるケースが少ないですが、取引の安全を担保する方法の一つになります。

有効証明は書面で申請することも、オンラインで申請することも可能です。手数料は不動産1個につき300円です。

登記識別情報の不失効証明(不通知・失効証明)

登記識別情報の有効証明は、登記識別情報の12桁のパスワードが必要です。登記識別情報は通常は所有者ご本人しか持っていない情報なので、取引の前に事前に買主が売主(現所有者)の登記識別情報が有効かどうか確認することは難しいです。

登記識別情報の12桁のパスワード情報を提供しなくても登記識別情報の有効性を確認できる方法が不失効証明になります。厳密には登記識別情報の有効性が確実に証明できるものではないですが、実務ではよく利用されています。

不失効証明を請求し、その登記識別情報通知が有効な場合は「当該登記に係る登記識別情報が通知され、かつ、失効していません。」と法務局より回答されます。回りくどい表現にはなりますが、失効申出などがないことが証明できます。登記識別情報通知書の原本が確認できれば有効な登記識別情報と判断できるかと思います。

不失効証明も手数料は300円かかりますが、未失効照会サービスという手数料不要のサービスも平成27年11月より可能になりました。登記官による証明は行われませんが、同内容の照会が可能です。

登記識別情報の再作成(シールが剥がれない)

登記識別情報通知は、上記のとおり平成27年以降に様式変更より、従来のシール方式から折込方式に変更になりました。これは従来のシール方式に不備があったことが原因かと思われます。

シール方式の不備とは、シールが剥がせない(剥がしにくい)という状況が当初ありました。シールの剥がれ方が不完全で、登記識別情報のパスワードが確認できない状況です。なお、平成21年10月以降に発行されたシール方式のものに関しては改良がされているので基本的にはそれ以前に発行されたものが対象になります。

この為の代替手段として、現在は登記識別情報通知の再発行(再作成)が可能です。
登記識別情報を再作成するには別途法務局での手続きが必要です。

詳しくは法務省のHPをご参照ください。

登記識別情報通知書のシールのはがれ方が不完全である場合の取扱いについて(重要なお知らせ)

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