戸籍の附票・住民票が古すぎて保存期間経過している場合、どうすればいい？

不動産の相続登記では、登記簿に記載された所有者と亡くなった被相続人が同一人物であることを示すため、戸籍の附票や住民票の除票で住所・本籍のつながりを確認します。ところが、引っ越しを繰り返していた方や、亡くなってから時間が経った古い住所を辿る場合、役所で「保存期間経過のため交付できません」と言われ、住所の履歴が途切れてしまうことがあります。本記事では、戸籍の附票・住民票が保存期間経過（廃棄）で取得できない場合でも相続登記を進めるための3つの対処法を、根拠となる法務省通達とあわせて司法書士が解説します（住所変更登記でも住所沿革の証明が問題になりますが、本記事は相続登記で同一性を証明する場面に絞って解説します）。

戸籍の附票・住民票の除票とは（用語解説）

対処法の前に、混同しやすい4つの書類の意味を整理します。住所のつながりを証明するときに登場する書類です。

相続登記で住所がつながらないときは、まず戸籍の附票（または除附票・改製原附票）と住民票の除票のどちらかで、登記簿上の住所と最後の住所をつなげられないかを確認するのが基本です。

保存期間の基礎知識（旧5年→150年・何年前まで遡れる）

なぜ、公的な書類である戸籍の附票や住民票の除票が取得できなくなるのでしょうか。理由は法律で定められた保存期間にあります。

令和元年に保存期間が「5年」から「150年」に延長された

住民基本台帳法の改正により、令和元年（2019年）6月20日から、住民票の除票および戸籍の附票の除票の保存期間が、それまでの「5年」から「150年」に延長されました。短い保存期間のために相続人の所在が確認できない、といった不都合が各地で生じていたことが背景です。

古い記録は「すでに廃棄済み」で取れないことがある

注意したいのは、この延長は「改正の時点でまだ廃棄されていなかった記録」に適用される点です。改正前の5年ルールですでに保存期間が経過して廃棄されてしまった記録は、延長の対象にならず、現在も取得できません。

つまり、「何年前まで遡れるか」は消除・改製の時期しだいです。平成26年6月20日以降に消除または改製された記録は原則150年保存の対象ですが、それより古いものは廃棄済みで「ない」ことを前提に手続きを考える必要があります。

なぜ住所がつながらないと相続登記が止まるのか

相続登記では、「登記簿に記載された所有者」と「亡くなった被相続人」が同一人物であることを証明しなければなりません。これを「被相続人の同一性の証明」といいます。

通常は、登記簿上の住所が記載された戸籍の附票や住民票の除票を提出することで、「登記簿の住所 → 最後の住所」がつながり、同一人物だと確認できます。ところが保存期間経過でこれらが取得できないと、住所のつながりを直接示せず、「この登記名義人は本当に被相続人なのか」を別の方法で立証する必要が生じるのです。

取れない時の確認手順（改製原附票・除附票・他市町村）

「保存期間経過」と言われても、すぐに代替手段に進む前に、別の名称・別の役所でまだ記録が残っていないかを確認します。情報が残っていれば手続きは格段に簡単になります。なお、戸籍謄本や住民票など書類全般が取れない場合の対応は相続登記の必要書類（戸籍謄本・附票・除票）が取れない場合でも解説しています。

対処法①登記済権利証があれば同一性証明の追加書類は不要（平成29年通達）

被相続人名義の登記済権利証（登記済証）が手元にある場合は、これが同一性の有力な証明になります。

かつては明確な根拠規定がなく、権利証以外にも不在籍証明書・不在住証明書・上申書などの提出を求められるケースがありました。しかし、平成29年3月23日法務省民二第175号により、被相続人の同一性を証する情報として所有権に関する登記済証（登記済権利証）を提供すれば、不在籍証明書・不在住証明書・相続人全員の上申書といった「同一性を証明するための追加書類」を省略できると整理されました。

対処法②納税証明書＋不在籍・不在住証明書で上申書も不要（令和5年通達）

登記済権利証がない場合でも、令和5年12月18日法務省民二第1620号により、新たな代替手段が整理されました。被相続人の住民票の除票（または戸籍の附票）、固定資産税の納税証明書（または評価証明書）、不在籍証明書・不在住証明書を組み合わせ、各書類間で住所・氏名・本籍の一致を確認できれば、相続人全員の上申書がなくても同一性を確認できるとされています。

具体的には、次の3つの条件をすべて満たす必要があります。

これらの一致によって「登記簿上の人物 → 固定資産税の納税義務者 → 住民票・戸籍上の被相続人」という同一性の連鎖が示され、上申書の提出が不要になります。

対処法③相続人全員の上申書で証明する

①②のいずれの書類もそろわない場合は、不在籍証明書・不在住証明書に加えて、相続人全員が「登記簿上の人物と被相続人は同一人物である」ことを申述する上申書を作成し、各相続人の印鑑証明書を添付して提出します。

• 不在籍証明書…登記簿上の住所を本籍として指定したとき、その本籍・氏名に該当する戸籍が存在しないことの証明
• 不在住証明書…登記簿上の住所・氏名に該当する住民票が、その市区町村に存在しないことの証明（過去に一度も住んでいなかったことの証明ではなく、同一性を補強する資料です）
• 上申書…相続人全員の連署＋実印、各人の印鑑証明書を添付。「同一人物である」旨に加え、権利証を提出できない経緯（紛失など）や、ほかに同姓同名の親族がいないことなどを盛り込むと、法務局の審査がスムーズになります

廃棄証明書・不在籍・不在住証明書の取り方

廃棄証明書（廃棄済証明書）

戸籍の附票や住民票の除票が保存期間経過で廃棄されている場合、その市区町村で「廃棄済証明書（廃棄証明書）」を請求できることがあります。窓口やホームページで「住民票の除票（戸籍の附票）の廃棄証明」と伝えて請求します。記録が廃棄されている事実を公的に示せるため、法務局へ事情を説明する添付書類として有効です。

不在籍証明書・不在住証明書

不在籍証明書・不在住証明書は、登記簿上の住所地を管轄する市区町村に請求します。「その住所・氏名に該当する戸籍・住民票が見当たらない」ことを示し、同一性を補強する書類で、対処法②③で使用します。証明書の名称や様式は自治体ごとに異なるため、窓口で「相続登記で同一性を証明するために必要」と用途を伝えるとスムーズです。

ケース別早見表・よくある質問

状況別・対処法の早見表

よくある質問

まとめ

戸籍の附票や住民票の除票が保存期間経過で取得できなくても、相続登記を諦める必要はありません。主な対処法は次のとおりです。

• 対処法①　所有権に関する登記済権利証があれば、同一性証明のための追加書類（不在籍・不在住証明書・上申書）を省略できる（平成29年3月23日法務省民二第175号／戸籍一式など通常書類は別途必要）
• 対処法②　住民票の除票（または戸籍の附票）・固定資産税の納税証明書（評価証明書）・不在籍・不在住証明書を組み合わせ、一致条件を満たせば上申書を省略できる（令和5年12月18日法務省民二第1620号・3条件あり）
• 対処法③　上記がそろわなければ、不在籍・不在住証明書＋相続人全員の上申書（印鑑証明付）で同一性を証明

通達によって基本的な枠組みは全国で共通ですが、古い住所表示や地番変更、納税資料の記載内容などによって、追加で求められる資料は事案ごとに変わります。当センターは相続登記をはじめとする不動産登記の実務に対応しています。使える資料の見極めから上申書の要否、法務局への事前確認まで含めて進めれば、補正や取り直しのリスクを減らせます。書類収集から申請までワンストップでお任せください。